Баланс трудових ресурсів — система показників, що характеризують кількість і склад трудових ресурсів, їх розподіл за суспільними формами господарювання, соціальними групами населення, галузями економіки та сферами діяльності, використання усіх трудових ресурсів. Баланс трудових ресурсів є складовою балансу національного господарства, яка характеризує відтворення робочої сили і розробляється щорічно в середньому за рік по Україні загалом та в територіальному розрізі (АР Крим, область, місто, район). Баланс трудових ресурсів дає змогу визначити загальну величину трудових ресурсів, забезпечити планомірний їх розподіл за сферами діяльності та регіонами країни, обґрунтовано здійснювати підготовку кваліфікованих кадрів відповідно до потреб національного господарства. Баланс трудових ресурсів об’єднує зведений баланс, окремі баланси та балансові розрахунки (розрахунки додаткової потреби в робочій силі та джерелах її забезпечення, потреби в підготовці кваліфікованих робітників, система балансових розрахунків залучення молоді на навчання, роботу та розподілу її після завершення навчання, балансовий розрахунок потреби в спеціалістах та джерел її забезпечення). Зведені баланси трудових ресурсів розробляють на поточні і перспективні періоди і поділяють на звітні та планові. Звітні баланси трудових ресурсів відображають фактичний стан трудових ресурсів на певну календарну дату, досягнуті пропорції в розподілі кадрів, рівень зайнятості населення в різних секторах економіки, наявні резерви робочої сили, зайнятість у домашньому й особистому підсобному господарстві, які розраховують у фізичних особах на певну дату (на 1 січня і 1 липня) і в середньорічному обчисленні. Розрахунок балансів трудових ресурсів на певну дату дає змогу враховувати вплив сезонних коливань виробництва протягом року. На підставі аналізу звітних балансів за кілька років встановлюють основні тенденції та закономірності відтворення трудових ресурсів. У планових (перспективних) балансах на підставі аналізу фактичного стану розвитку людських ресурсів і використання активної частини населення з урахуванням завдань соціально-економічного розвитку визначаються основні джерела та форми забезпечення видів економічної діяльності персоналом, окреслюються зміни в розподілі трудових ресурсів між сферами та галузями економіки. Плановий баланс трудових ресурсів розробляється у середньому за рік і дає змогу зіставити кількість трудових ресурсів з потребою національного господарства в робочій силі, визначити пропорції у розподілі та використанні трудових ресурсів, що відповідають оптимальним вимогам, задовольняють потреби в кадрах і максимальну зайнятість всього працездатного населення. Обсяг трудових ресурсів визначається на основі прогнозу кількості населення за статтю та віком з урахуванням можливих демографічних змін. Головне при складанні планових балансів — врахування усіх трудових ресурсів, виявлення загальної потреби в робочій силі та джерелах забезпечення додаткової потреби у працівниках окремих галузей, територій з урахуванням кваліфікації та перерозподілу працівників між окремими галузями. Потреба в робочій силі встановлюється на основі планових розрахунків продуктивності праці та обсягів виробництва у матеріальній сфері відповідно до запланованого розвитку невиробничих галузей та нормативів кількості працівників в установах та організаціях цих галузей. З огляду на заплановані масштаби розвитку освіти та підготовки кваліфікованих робітників і спеціалістів та прогнозу вікового складу населення визначається кількість населення працездатного віку, яке буде зайняте лише навчанням. Зведені територіальні баланси трудових ресурсів характеризують розміщення трудових ресурсів територією країни і дають змогу врахувати специфіку відтворення трудових ресурсів у територіальній одиниці, обґрунтувати масштаби та напрями територіального перерозподілу працівників. Територіальні баланси трудових ресурсів допомагають виявити тенденції та закономірності руху трудових ресурсів під впливом демографічних, економічних, національних та ін. факторів. У цих балансах відображені напрями та розміри розподілу трудових ресурсів, а також встановлений ступінь забезпечення потреби в кадрах як за рахунок внутрішніх резервів, так і за рахунок можливості їх залучення з інших районів країни. Територіальні баланси трудових ресурсів дають змогу виявити дефіцит або надлишок працездатного населення, що важко з’ясувати у балансах трудових ресурсів країн, в яких здійснюється «взаємопогашення» дефіциту кадрів в одних районах і надлишку в інших. Територіальні баланси трудових ресурсів враховують місцеві особливості формування населення, необхідні для управління соціально-економічними процесами регіону. Розрахунок зведеного планового балансу трудових ресурсів у територіальному розрізі допомагає вжити заходів для запобігання невідповідності між наявністю трудових ресурсів та потребою в робочій силі при розміщенні нових та реконструкції діючих підприємств і структурній перебудові економіки території взагалі. На основі територіальних балансів визначаються необхідні масштаби та напрямки міграції населення, тобто перерозподіл його по території. Зведений плановий баланс трудових ресурсів розробляється окремо щодо міської і сільської місцевостей. На цій основі визначаються масштаби переміщення сільських жителів у міста та прогнозується чисельність міського та сільського населення. Зведений баланс трудових ресурсів не слід ототожнювати з балансом робочої сили. Окремі баланси та балансові розрахунки призначаються для того, щоб обґрунтувати певні показники зведеного балансу трудових ресурсів і передбачити на плановий період усе необхідне для забезпечення національного господарства робочою силою (за кількістю, професіями, спеціальностями, кваліфікацією) та заходи щодо працевлаштування населення. Усі ці баланси доповнюють один одного. Балансовий розрахунок додаткової потреби в робочій силі спрямований на те, щоб найраціональніше забезпечити приріст кількості та компенсацію працівників підприємств і організацій, які вибувають (на навчання, у Збройні Сили України, на пенсію тощо) в плановому періоді. Балансові розрахунки потреби в підготовці кваліфікованих робітників здійснюють для повного забезпечення національного господарства робітниками потрібних професій та кваліфікації. Балансові розрахунки залучення молоді на навчання, роботу та розподілу її після завершення навчання — основа плану прийому молоді до навчальних закладів профтехосвіти, ВНЗ та використовуються для організованого працевлаштування молоді, яка виявила бажання працювати після закінчення загальноосвітньої школи. Балансовий розрахунок потреби в спеціалістах та джерел їх забезпечення є основою плану підготовки та розподілу випускників ВНЗ.
Баланси трудових ресурсів активно впливають на формування планів розвитку національного господарства, пов’язані з планом розміщення продуктивних сил, в якому враховуються резерви робочої сили, що є в окремих районах, зокрема в малих та середніх містах. Методичною основою розробки балансів трудових ресурсів є всебічне врахування факторів, що впливають на відтворення трудового потенціалу, динаміку й структуру робочих місць в плановому періоді, зміни демографічної структури населення, напрямки та масштаби міграційних процесів, динаміку та структуру зайнятості населення, ефективність використання трудових ресурсів, темпи росту продуктивності праці. Розроблення балансу трудових ресурсів є одним з інструментів забезпечення продуктивної зайнятості населення. З розвитком ринкової економіки, впливом внутрішніх та зовнішніх факторів змінюється структура і зміст балансу трудових ресурсів. Основна тенденція їх розвитку — посилення територіального аспекту планування, оптимізація співвідношень між виробничими та трудовими ресурсами, раціональне поєднання галузевого та територіального розвитку, вдосконалення міжгалузевих та внутрігалузевих пропорцій для забезпечення збалансованого розвитку економіки.